Asisten Virtual Berbasis LLM untuk Layanan Administrasi Bidang Dikdas Dinas Pendidikan Minahasa
Abstract
Sektor pelayanan publik sering menghadapi kemacetan informasi akibat tingginya volume pertanyaan administratif yang berulang. Meskipun chatbot konvensional berbasis aturan telah digunakan, sistem tersebut cenderung kaku dalam merespons masukan yang dinamis. Generative AI menawarkan solusi yang fleksibel, namun penerapannya di sektor e-government memiliki tantangan besar terkait risiko halusinasi AI. Penelitian ini bertujuan mengembangkan dan mengevaluasi asisten virtual cerdas berbasis Large Language Model (LLM) untuk mengotomatisasi komunikasi layanan publik di Bidang Pendidikan Dasar (Dikdas) Dinas Pendidikan Kabupaten Minahasa, melalui pendekatan inovasi Quadruple Helix. Metodologi yang digunakan meliputi pengumpulan data untuk membangun basis pengetahuan tekstual dari Prosedur Operasional Standar (SOP), perancangan arsitektur tiga lapis yang mengintegrasikan Telegram Bot API dan Google Gemini API, serta implementasi prompt engineering dan guardrails yang ketat. Evaluasi fungsional dilakukan menggunakan metode Blackbox testing pada lima skenario interaksi nyata, pengukuran akurasi terhadap 15 pertanyaan uji, pengukuran waktu respons, dan komparasi analitis dengan arsitektur chatbot konvensional berbasis aturan. Hasil pengujian menunjukkan tingkat keberhasilan 100% pada kelima skenario uji Blackbox; sistem mampu memproses bahasa alami yang ambigu dan kesalahan ketik sesuai protokol yang diharapkan. Pengukuran akurasi menghasilkan tingkat akurasi 93,33% (14/15 pertanyaan tepat), dengan rata-rata waktu respons ~13,92 detik. Komparasi dengan chatbot rule-based menunjukkan peningkatan akurasi sebesar 20 poin persentase (73,33% menjadi 93,33%) serta kemampuan menangani variasi linguistik yang tidak terprogram. Implementasi guardrails terbukti efektif memitigasi risiko halusinasi dengan mengunci jawaban secara eksklusif pada basis pengetahuan dan menolak kueri di luar yurisdiksi instansi secara aktif. Meskipun demikian, evaluasi ini masih terbatas pada skala pengujian terkondisi dan memerlukan pengujian lebih lanjut yang melibatkan pengguna aktual dalam jumlah besar. Kesimpulannya, integrasi LLM pada platform perpesanan yang umum digunakan menghadirkan solusi E-government yang responsif, terkendali, dan hemat biaya, sekaligus mendongkrak inklusivitas birokrasi tanpa mewajibkan masyarakat mengunduh aplikasi baru.
Kata Kunci: Asisten Virtual, E-government, Kecerdasan Buatan Generatif, Rekayasa Prompt, Quadruple Helix
References
Amastini, F., Aprijani, D. A., Prasetyo, D. A., & Summerlie, A. J. (2023). Kajian Literatur Model Prompt Engineering ChatGPT untuk Pengajar di Institusi Pendidikan Jarak Jauh.
Ardiansyah, R. H., & Sulaksono, A. G. (2023). Layanan pelanggan berbasis Natural Language Processing melalui chatbot pada aplikasi pesan. Journal of Information System and Application Development, 1(1), 29–37. https://doi.org/10.26905/jisad.v1i1.9858
Avisyah, G. F., Putra, I. J., & Hidayat, S. S. (2023). Open Artificial Intelligence Analysis using ChatGPT Integrated with Telegram Bot. Jurnal ELTIKOM, 7(1), 60–66. https://doi.org/10.31961/eltikom.v7i1.724
de Souza Bastos, A. L., Cirqueira dos Santos, L. F., Ribeiro dos Santos, S. R., Silva, M. V. S., Barbosa dos Santos, M. C., Santos, M. V., da Silva Santos, M. F., Mendonça, M. F., & Rocha, F. G. (2025). Large Language Models in Open Government Data Analysis: A Systematic Mapping Study. International Conference on Web Information Systems and Technologies, WEBIST - Proceedings, 404–411. https://doi.org/10.5220/0013777300003985
Furqan, M., Sriani, & Shidqi, M. N. (2023). Chatbot Telegram Menggunakan Natural Language Processing. Walisongo Journal of Information Technology (WJIT), 5(1), 15–26. https://doi.org/10.21580/wjit.2023.5.1.14793
Hosseini, Z., & Tupasela, A. (2025). Inclusive AI-Based Chatbots for Public Services in Finland: Potential of Constructivism. The Barcelona Conference on Arts, Media & Culture 2024: Official Conference Proceedings, 159–175. https://doi.org/10.22492/issn.2435-9475.2024.16
Khadija, M. A., & Nurharjadmo, W. (2025). PDF-Document Chatbot Responses using Large Language Models to Enable Smart City Engagement. Jurnal Informatika: Jurnal Pengembangan IT, 10(3), 574–584. https://doi.org/10.30591/jpit.v10i3.8262
M. Erlangga Fauzi, & Tata Sutabri. (2025). PublicTalk: Sistem Chatbot Pintar Berbasis Natural Language Processing untuk Layanan Pemerintahan Digital. JOURNAL SAINS STUDENT RESEARCH, 3(2), 426–433. https://doi.org/10.61722/jssr.v3i2.4325
Macrì, G. (2026). LLM-Based Tools for Workers in the Public Sector: Supporting Public Knowledge Work Support through Fine-Tuning, RAG, and Prompt Chaining [Sapienza University of Rome]. https://iris.uniroma1.it/retrieve/8d4f170f-79b7-42d8-87fe-b4e02f60665c/Tesi_dottorato_Macr%C3%AC.pdf
Majithia, N., Shinde, R., Chapman, Z., Trital, P., Decker, J., Maskey, M., Simperl, E., & Shadbolt, N. (2026). The CitizenQuery Benchmark: A Novel Dataset and Evaluation Pipeline for Measuring LLM Performance in Citizen Query Tasks. http://arxiv.org/abs/2602.04064
Mambu, J. G. Z., Pitra, D. H., Ilmi, A. R. M., Nugroho, W., Leuwol, N. V., & Saputra, A. M. A. (2023). Pemanfaatan Teknologi Artificial Intelligence (AI) Dalam Menghadapi Tantangan Mengajar Guru di Era Digital. Journal on Education, 06(01), 2689–2698.
Mardeli, Sari, J. P., Setyaningsih, K., Fauzi, M., Fitri, E., Ballianie, N., & Novianti, R. (2025). Generative AI in Personalized Learning: A Systematic Review of Implementation in Indonesia. EDUKASIA Jurnal Pendidikan Dan Pembelajaran, 6(2), 989–1002. https://doi.org/10.62775/edukasia.v6i2.1672
Marshal, G. W., & Soelistijadi, R. (2023). ChatBot SPBU 44.501.01 Menggunakan Telegram Bot API Dengan Metode Long-Polling. Jurnal Ilmiah Teknologi Informasi Asia, 17(2).
Ningsih, G. A. D. S. A., Pramartha, C. R. A., & Astawa, I. G. S. (2026). Rancang Bangun Chatbot sebagai Virtual Assistant dalam Pelayanan Pencarian Data di Badan Pusat Statistik (BPS) Kabupaten Badung berbasis Website. Jurnal Pengabdian Informatika, 4(2).
Nurfiyah, & Ramadhandi, N. (2023). Penerapan Metode Natural Language Processing (NLP) Pada Question Answering System Untuk Media Informasi Mahasiswa Universitas. Journal of Information and Information Security.
Pathan, M. K., & Shah, A. (2025). Ethical Considerations and Responsible Governance of Generative AI: A Systematic Review. Premier Journal of Artificial Intelligence. https://doi.org/10.70389/pjai.100016
Presiden Republik Indonesia. (2018). Peraturan Presiden Nomor 95 Tahun 2018 tentang Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik.
Republik Indonesia. (2009). Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 25 Tahun 2009 Tentang Pelayanan Publik.
